Ce articole pentru birou recomand pentru o mai bună organizare

Intotdeauna am considerat că oamenii organizați sunt mai productivi, mai calmi, mai apreciați. La birou, colegii te judecă după aspectul biroului tău. O dezordine totală nu face bine nici imaginii, nici capacității de concentrare. Chiar și calitatea timpului liber poate fi influențată de ordinea sau dezordinea de pe birou. Psihologii știu mai bine să vă explice cum și de ce. Cert este că, pentru mulți dintre noi, creativitatea, productivitatea, stima de sine sunt cu atât mai crescute, cu cât ne organizăm mai bine și menținem mai bine ordinea la birou. Asta ca să nu mai zic de cât timp putem salva având mereu totul bine pus la punct.

Fie că vorbim de biroul de la muncă sau de acasă, o investiție minimă în câteva articole pentru birou și ceva timp dedicat punerii lucrurilor în ordine ne vor aduce multiple beneficii. Eu, de exemplu, muncesc de acasă. Lumea crede că e ușor. Când primești o cremă, toți cei care nu știu cum funcționează lucrurile cred că e doar un alt produs gratuit, nemuncit. Lucrurile nu stau chiar așa. Vorbim de multe timp investit în comunicarea cu partenerii și publicul, de făcut poze, de luat notițe, de informare, etc. Pozat, scris, filmat, postat, distribuit, interacționat cu publicul, concursuri de programat, extrageri de făcut, colete de pregătit. Se poate întâmpla să uiți de anumite lucruri. Ideal ar fi să nu. Nu vrei să dezamăgești pe nimeni din cei care au încredere în tine.

Ce e de făcut? Te organizezi cât de bine poți. Ce articole pentru birou folosesc eu pentru asta?

Bibliorafturi

Nu au neapărat legătură cu activitatea mea, dar aranjarea diverselor documente, facturi, contracte, garanții, bonuri în bibliorafturi mă ajută să am biroul cât mai liber, să păstrez pe el doar acele foi care îmi sunt necesare în perioada respectivă. Restul este pus în bibliorafturi și păstrat în dulap. Sunt ascunse, dar ușor accesibile și rapid de găsit. Trebuie doar să le sortezi bine la început și să folosești etichete biblioraft pe care să notezi cu marker permanent ce ai pus în fiecare copertă. Cu 4-5 bibliorafturi rezolvi problema în doar câteva ore se sortat și etichetat.

În fiecare biblioraft poți folosi file din plastic și indecși pentru a simplifica și mai mult procesul de căutare a unui document. În lipsa lor, poți apela la capsator sau la clasicele agrafe pentru birou. Cu un perforator simplu le găurești și le prinzi în biblioraft. Poate fi biblioraft Leitz, biblioraft Donau sau biblioraft Esselte, nu contează. Dacă nu ai volum mare de organizat, poți folosi și dosare din carton, până la urmă.

Coșul de gunoi

Pentru că locul în care lucrez eu este sufrageria, nu am avut de la început coș de gunoi lângă birou, motiv pentru care tot amânam aruncarea lucrurilor care nu îmi mai erau necesare. Ele se strâng pe birou și dau o stare deloc bună. Un coș de gunoi cât de mic mi se pare esențial pentru un birou. Îl găsești pe site-urile cu articole pentru birou la secțiunea administrative/curățenie. Ai terminat o sarcină, iei notițele și post-it-ul folosit ca reminder și le arunci la coș. Nu te vei mai încurca în ele pe viitor.

Suportul pentru accesorii de birou

Fără pixuri, creioane, markere permanente, foarfeci sau agrafe aruncate la întâmplare pe birou! Riști să verși cafeaua căutându-le pe sub cine știe ce foi sau obiecte. Un suport pentru accesorii neechipat costă mai puțin de 10 lei. El poate găzdui tot ce înseamnă instrument de scris, cuburi de hârtie, notițe autoadezive, foarfecă, lipici, agrafe, capse. Eu îl folosesc și ca suport pentru telefon uneori.

Tabla magnetică

Eu o utilizez zilnic de vreo doi ani. Este una micuță, tip memo, cu ceas. Am primit-o cadou de la un colaborator. Inițial, am crezut-o inutilă. Mă gândeam că e bună doar pentru cei care au prezentări de făcut. De când o am, nu mai trebuie să deschid zilnic agenda ca să verific un deadline care se apropie sau lista cu proiectele nefinalizate. Am lista cu lucrurile de făcut pe tabla magnetică de deasupra biroului. Scriu pe ea cu un marker pentru tablă și șterg cu un burete magnetic care stă mereu la locul lui, fără șansa de a fi pierdut.

Îmi marchez datele importante cu magneței pentru tabla magnetică. Tot pe ei îi folosesc pentru a prinde pe tablă vreo notiță importantă sau un reminder. Abia de curând mi-a venit ideea să folosesc markere flipchart de mai multe culori. Mi-am comandat marker cu vopsea roșie și unul albastru, să-mi pot sublinia cu ele lucrurile de făcut, în ordinea priorităților, cu roșu pe cele urgente și cu albastru pe cele care pot fi amânate câteva zile. Mă ajută mult organizarea asta pe culori, să scap de haosul din minte, să nu mă mai agit pentru proiecte care nu trebuie predate azi.

Nu spun că agendele, datate sau nu, nu sunt utile. Doar că eu nu am așa mare volum de lucruri de notat, să simt nevoia unei agende. Și dacă aș avea, aș opta mai degrabă pentru un caiet mecanic mic, din care să pot scoate, treptat, paginile cu lucruri notate, tăiate, cu notițe pe margine și mâzgălituri la greu.

Cam asta recomand eu la capitolul articole pentru birou, când vine vorba de organizare. Nu sunt lucruri scumpe, dar ordinea pe care o obținem și menținem cu ajutorul lor este foarte valoroasă. Se mai pot folosi organizatoare pentru sertare, separatoare, tăvițe pentru documente sau table de plută cu ace. Totul depinde de buget, spațiu și nevoi. De pe site-uri precum publishingoffice.ro aveți de unde alege, iar transportul este gratuit la comenzile mai mari de 200 de lei. Spor la organizat!