Într-un birou, ca și într-o fabrică sau într-o fermă, eficiența muncii este foarte importantă. Nu contează că ai plimbat 2000 de hârtii sau că ai stat 2 ore peste program, dacă rezultatele nu sunt vizibile. Angajatorii sau managerii cer eficiență și angajații știu că de ea depinde dacă vor mai avea un loc de muncă luna viitoare sau nu. În mare măsura, eficiența depinde de gradul de pregătire și de implicare al personalului dar nu trebuie ignorate nici segmentele care țin de manager: dotarea și buna organizarea a biroului respectiv. Pe principiul muncim, dar să avem cu ce. Atunci se pune întrebarea care sunt lucrurile de bază care nu pot lipsi dintr-un birou?
Mobilierul potrivit
Biroul prea mic sau prea jos, fără spații de depozitare, fără un suport mai înalt pentru monitor, lipsa dulapurilor sau sertarelor pentru arhivare sau oferirea unui scaun incomod pentru angajat pot contribui, în mod semnificativ, la scădea eficienței pe care ne-o dorim. Acesta se va concentra mai mult asupra neplăcerilor respective, decât asupra dosarelor pe care le are de rezolvat.
Produse din hârtie și instrumente de scris
Acestea nu pot lipsi nici din cel mic birou. Ai nevoie de coli pentru rapoarte, de blocnotes-uri pentru a nota evenimentele importante, de etichete pentru lipit pe dosare și de notițe autoadezive, de agente și alte lucruri de genul acesta. Pe aceeași lista trebuie trecute obiectele de scris, de la banalele pixuri și creioane, până la markere.
Elemente care să ajute la o bună organizare
În acest segment integrăm de la micile accesorii, de tipul agrafelor sau capselor, până la aparate precum distrugătoare de documente sau aparate de îndosariat. Atunci când volumul de lucru este foarte mare, biroul tinde să se transforme într-un Turn Babel plin de hârtii pe care nimeni nu mai știe de unde să le ia. Asta înseamnă timp pierdut și un stres mai mare. Una din cele mai bune modalități de evitare a situațiilor de acest tip este dotarea biroului cu un aparat de îndosariere cu inele din plastic în genul celor de aici.
Sunt printre cele mai ieftine aparate dedicate îndosarierii și pot fi folosite și pentru perforarea standard (cu 4 găuri – așa cum este necesar pentru a arhiva documente în biblioraft). De acum ordinea și organizarea depind într-adevăr doar de angajați.
Tehnologie modernă
Aici includem calculatoare performante, de care să nu stai să te rogi zece minute ca să pornească și nici să nu dea erori, la fiecare 2 zile, să trebuiască să stea angajatul să se roage la toți sfinții să nu fi crăpat hardul cu toate datele importante de pe el. Se mai adaugă minimum o imprimantă de calitate, un fax, un router care să asigure acces la internet și câteva telefoane mobile.
Dotări moderne pentru ședințe și prezentări
Degeaba vin X cu o idee bună pentru un proiect, dacă ideea nu ajunge asa cum trebuie la Y și Z. De cele mai multe ori, fix asta se întâmplă în birourile de dimensiune medie, unde X vine cu o prezentare în PowerPoint și Y și Z nu văd mai nimic pe un ecran de 22” și, prin urmare, nici nu înțeleg mare lucru. Asta nu s-ar întâmpla dacă biroul care ține loc de sală de ședințe ar fi dotat cu un videoproiector. Imaginile și informațiile care trebuie să ajungă la Y și Z ar fi afișate pe un ecran de proiecție precum cele de pe acestă pagină și totul ar fi foarte clar pentru toată lumea.
Țineți cont că, pentru o sală mică. este bun și un ecran de proiecție cu trepied dar, pentru una de mari dimensiuni, va trebui să alegeți un ecran mare pentru perete.
N-aș vrea să pară că sunt genul care ține partea angajaților. Și eu sunt de părere că omul șfințește locul, dar o face doar dacă are mijloacele necesare. Degeaba vrea omul să mențină ordine în birou, dacă nu are dosare sau un aparat pentru îndosariat, degeaba face X o super prezentare, dacă nu are la dispoziție acel ecran de proiecție pe care să vadă și Y și Z cum stă treaba, degeaba stă 9 ore la muncă, dacă petrece 2 din ele încercând să scape de durerile provocate de statul pe un scaun incomod sau la un birou prea scund sau prea înalt. De-asta sunt eu de părere că dotările dintr-un birou stau la baza unei munci mai eficiente.
Multumim de articol. Noi chiar trebuie sa mai aruncam din ele. Sotul mi-a umplut casa de hartii,aparatura.
Eu sunt foarte organizata la birou. Imi place ca toate lucrurile si hartiile sa fie puse la locul loc.
E greu sa ti ordine in birou cu atatea hartogarii dar daca esti de el ordonat…. se poate.
La mine nu-i chiar asa …s-au adunat dosare,seif,aparat de facut cafea,copiator,fax…un adevărat arsenal…
Nu este usor sa tii ordine intr-un birou mai ales daca sunt mai multe persoane, dar depinde foarte mult de fiecare persoana cat este de ordonata.
Mi se pare ceva normal ,dacă ai pretenții de la angajați, trebuie să le oferi materialele necesare pentru ca totul sa funcționeze în termeni normali.De obicei la noi se cam merge pe principiul „lasa ca merge și asa,te descurci cu ce poți, eventual le cumperi cu banii tăi „?
Imi place ca toate lucrurile să fie puse la locul loc. Am un birou super ok cu tot ce îmi trebuie, bine organizat. Cele 8 ore pe care le stau la serviciu, le stau cu drag.
Tu scrii frumos..dar in realitate angajatorului prea putin ii pasa de birotica si restul.Am ajuns sa lucram pe banii nostri..ca sa castigam tot banii nostri!
Degeaba ai tot ce ai scris daca in aceeasi incapere lucreaza mai multe persoane iar incaperea nu este suficient de mare si aerisita. Eu am lucrat intr-o vreme intr-o incapere unde birourile erau aproape lipite unul de altul si cand ieseai era era imposibil sa nu-ti deranjezi colega.
Am un birou super caut hirtie si pix cind in trebuie am o ordine dezordonata cum zic eu am si cartii sotul meu ma cearta ca am coletie de canii
Eu as mai adauga o canapea :)) Depinde de domeniul companiei ce-i drept.
Bine spus Cristina. Eu uneori nu ii inteleg pe patroni., Au impresia ca daca dau o groaza de bai pe fiverse lucruri (mobila, accesorii etc ) asta inseamna un ambient placut. Eu simt nevoia de caldura chiar si la locul de munca. Atata cat imi permite spatiul sau biroul.
Si mie imi placa ca totul sa fie la locul lor .
Total de Acord cu ce ai scris in articol,sefii vor eficace de la angajatori,dar trebuie sa le ofere si un post cat de cat comod si accesorii destul de performante,asa angajatorul lucreaza mai bine si seful e mai multumit
imi prinde bine articolul, pe biroul meu e o dezordine ordonata .
Cuiozitatea m-a impins sa vad cum mai arata un aparat de indosariat si mi-am adus aminte cum era cel de pe vremea cand lucram eu. Nu stiu daca le stiti cum aratau dar pentru a indosatia mai mult de 100 coli, era un suport din lemn, ingaurit lateral, se punea foaie peste foaie, apoi cu o rigla se presau bine marginea care urma ingaurita si apoi cu o „sula”( chiar asa se numea) te chinuiai sa le ingauresti pe toate. De cele mai multe ori apelam la cate un barbat cu forta ? Apoi le legam cu sfoara. Apropo, prima data am lucrat intr-o „statie de calcul”la o institutie si am lucrat pe Cellatron si apoi pe Soemtron, sute de metri de banda si mii de cartele. ?
Da, asa este. Este nevoie de mobilier adecvat, instrumente de lucru, tehnologie. Trebuie sa ne facem viata usoara. Sau sa ne-o faca(amgajatorul). Doar vrea sa fim eficienti, nu?
Intotdeauna am cautat acel secret al unui birou bine organizat. Unele tehnici m-au ajutat, altele a trebuit sa le adaptez din mers special pentru biroul meu.
Ai punctat foarte bine. Am sa tin cont de ce ai scris.
Ai dreptate ….atunci cand ai pretentii la ordine, randament si calitate,trebuie sa oferi si conditiile necesare pentru obtinerea lor . Inca un articol la fel de bine documentat .
Sincer pana acum nu am mai intrat intr-un birou ca sa stiu exact cee ce trebuie sa se afle su nu acolo, dar cred ca este important sa ai si amabilitate si intelegere din partea oamenilor, ca degeaba ai un birou frumos daca ai vipere care te mananca pe la spate
De cand sunt in matern mi-e asa de dor de biroul meu, il aranjam mereu inaite de a incepe lucru, imi placea sa fie ordine si toate lucrurile sa fie la locusorul lor
imi place ca biroul meu sa fie in ordine si aranjat ,imi aduc chiar si floricele sau fetita mea imi mai face inimioare sau cate un desen pe care il pun undeva la vedere ,dar ….intr/un birou mic in care stau 3 persoane cu o gramada de dulapuri si acte ,este frustrant uneori ca nu poti sa te simti bine desi incerci asa cum poti
Super ar fi sa ai un birou personalizat si sa fii singur in incaperea aia pentru o mai buna concentrata!
sunt zile in care biroul arata groaznic, dar incerc pe cat posibil sa fiu organizat